Entrevista

Miércoles 15 de mayo de 2019

Lugar de entrevista: Dir. Gral. De Desarrollo Urbano de León Gto.

Entrevistado: C.P. Francisco Javier Medel Preciado, Jefe de Archivo.

Nos encontramos con el Sr. Javier Medel para realizar la entrevista para conocer al detalle los procesos de resguardo del Archivo.

Pregunta 1:

¿Cuál es la principal función del Archivo en esta dependencia?

Respuesta:

Resguardar la documentación y mantenerla en orden y a disposición en el momento que sea solicitada.

Pregunta 2:

¿Cuáles son  los procesos del Archivo con los documentos?

Respuesta:

Recepción, clasificación, resguardo y préstamo de expedientes.

Podría describirme cada uno de los procesos:

Si claro:

Recepción: Se reciben las respuestas que se elaboran en la dirección como resultado de las peticiones de los ciudadanos se registran en una lista de egresos, cada uno de los módulos de los asesores tiene que registrar cada uno de los egresos que entrega y posteriormente una persona asignada a el recorrido pasa cada dos horas a los módulos y nos los entrega en el archivo, nosotros verificamos la entrega de cada uno de los folios que están registrados en la lista y firmamos la lista como prueba que en el archivo hemos recibido tal folio para poderlo procesar.

Clasificación: Una vez recibidos los egresos se reparan por tipo de trámite según sea la petición o solicitud del ciudadano en base a eso la dirección emite una respuesta, después se reparten a cada uno de los muchachos que están dentro del Archivo para clasificar cada uno de los egresos, la clasificación es por letra y número según le corresponda al trámite, se le asigna letra según el nombre de la calle donde se ubica el predio en cuestión y el número lo tiene asignado el nombre de la calle en nuestra base de datos y de esta manera obtenemos el lugar donde vamos a guardar el documento, en seguida de asignarle la ubicación donde se va guardar se prosigue a registrarlo en el sistema que utiliza el personal de la dirección enseguida de darlo de baja en el sistema se procede a etiquetarlo la etiqueta la obtenemos al dar de baja en el sistema imprimimos, recortamos y pegamos en el folder, el mismo proceso a cada uno de los expedientes.

Resguardo: Una vez etiquetado y registrado en el sistema se guarda en el lugar previamente asignado, cuando ya se tiene el total de los expedientes a los que se les hizo el proceso antes mencionado se ordenan por letra y número para facilitar a la hora de colocarlo en el lugar asignado.

Préstamo: Esta etapa corresponde a la demanda del personal de la dependencia, ellos solicitan un expediente para consultar la información o documentación con la que cuenta el trámite escrituras, identificaciones, cuenta catastral, proyectos, fotos, etc, y demás documentos que conforman el expediente.

Pregunta 3:

¿Cómo llevan el control de salidas de los expedientes?

Respuesta:

Aquí en Archivo manejamos un vale de préstamo, este documento es un vale literalmente, la persona que está interesada en solicitar un trámite para revisarlo y/o consultarlo debe de llenar el vale con los datos específicos con los que cuenta el trámite tales como número de control asignado por el sistema, ubicación de resguardo en el archivo, fecha de solicitud de préstamo, nombre de la persona que solicita el préstamo y el área a la que pertenece, después del llenado de vale de préstamo se puede llevar el expediente en cuestión, de esta manera el vale es garantía de que el expediente se encuentra fuera del área de archivo, una vez que el expediente sea regresado al archivo en el estado en el que fue prestado se hace la cancelación del vale de préstamo, de esta manera llevamos el control de salidas de expedientes.

Pregunta 4:

¿Cuántas personas conforman el archivo?

Respuesta:

Actualmente son 6 personas, cada una tiene asignado el proceso de un trámite.

Pregunta 5:

¿Cuentan con un inventario de los trámites que están en resguardo?

Respuesta:

Sí, pero no al 100%, esto se debe a la falta de personal, en promedio en un día de trabajo tenemos la recepción de de aproximadamente 80 trámites,  los cuales hay que procesar uno por uno para clasificar y resguardara esto le sumamos el préstamo de expedientes así como la cancelación de vales de préstamo y resguardo de estos expedientes nuevamente a su sitio de resguardo, por este motivo la carga de trabajo es mucha y por efecto de ello no es posible llevar el inventario al 100%, si bien se podría asegurar que tenemos un 90% de inventario ya que contamos con una base de datos que se alimenta día a día.

Para dar termino a la entrevista

Pregunta 6:

¿Considera usted que el procesos de almacenaje que manejan ustedes se podría modificar en alguno de los mecanismos?

Respuestas:

Tal vez lejos de modificar seria optimizar y agilizar el proceso de clasificación y resguardo, ahora estamos implementando el programa de digitalización de cada uno de los documentos, este tipo de programa nos ayudarían a mejorar el proceso de consulta de la información que manejamos dentro del archivo, el personal ya no tendría que venir a llenar un vale de préstamo para poder consultar la información ya que estando en formato digital podría descargar la información en su equipo de computo para así poder revisar la información que necesita, esta simple acción de tener digitalizados los expedientes implicaría disminuir la carga de trabajo en cuanto al proceso de almacenaje si bien tendríamos que seguir realizando el proceso de resguardo de cualquier forma, ya no tendríamos que estar guardando los expedientes que regresan cuando se los llevan en calidad de préstamo. Bueno con esto damos por terminada la entrevista, no me queda más agradecerle Sr. Javier Muchas gracias…