Análisis de datos recabados

Reto. «Pamela y sus amigos»

Pamela y sus tres amigos se van a reunir el sábado en la noche para cena, cada uno hará un platillo (Rodríguez, también).
 
Determina el nombre completo de cada uno de los comensales, así como el tipo de comida que preparará (uno de los muchachos irá, cocinará ravioles).
   
1. Fernando no llevará estofado.

2. Como la señorita Barrios está a dieta, le dijo a Vargas que sólo podrá comer el platillo que ella misma preparará.

3. Tina le pidió a la persona que preparará la ensalada que la hiciera de vegetales crudos porque le encantan.

4. Diego y Ríos piensan que como la chica que va a cocina el estofado es muy delgada, será la única que podrá disfrutar libremente de todos los platillos.

5. Rodríguez, que hará el pastel, le preguntó a Fernando y a Tina de qué sabor lo preferían.

Primero Determine cuales son los nombres de cada personaje, realice una lectura y obtuve lo siguiente:

1.- Pamela

2.- Fernando

3.- Tina

4.- Diego

En seguida determine los apellidos:

En el punto 5 de la lectura es relevante pues aquí me habla de 3 de los personajes:

(Rodríguez hará el pastel, está a su vez le pregunta a Fernando y Tina de que sabor lo prefieren)

Esto nos deja que Tina no es Rodríguez, en el primer párrafo nos indican que (Rodríguez, también) ya que hace referencia a que también Pamela cocinara algo, entonces obtuve el nombre del personaje principal:

Pamela Rodríguez

En el punto 2 nos dice (la señorita Barrios la cual esta a dieta), en automático relacione el apellido Tina Barrios, pues nos hablan de 2 mujeres. En este mismo punto 2, nos habla de que (Barrios le comento a Vargas que solo podrá comer la comida que ella preparara), en el punto 4 nos indica que (Diego y Ríos se encuentran platicando entre ellos) haciendo alusión de 2 hombres, la relación entre estos dos puntos me da el tercer nombre completo Fernando Ríos a lo que se puede deducir que el otro nombre es Fernando Vargas pues en el punto 4 Diego y Ríos no son la misma persona. Así determine los apellidos de cada personaje, los cuales son:

1.- Pamela
2.- Fernando
3.- Tina
4.- Diego 		1.- Rodríguez
2.- Barrios
3.- Vargas
4.- Ríos

1.- Pamela Rodríguez

2.- Fernando Ríos

3.- Tina Barrios

4.- Diego Vargas

Ahora para determinar los platillos que llevaran cada uno:

Realice otra lectura y enliste los distintos platillos

1.- Ravioles

2.- Estofado

3.- Ensalada

4.- Pastel

Con los platillos enlistados proseguí a relacionarlos con los personajes:

En el segundo párrafo de la lectura esta la primera pista (uno de los muchachos irá, cocinará ravioles) y enseguida en el punto 1 nos indican (Fernando no llevará estofado) entonces determine que Diego Vargas será quien llevara Ravioles, después en el punto 4 nos dice (la chica que va cocinar el estofado es muy delgada) con esto deduje que será Tina Barrios quien llevara el estofado pues en el punto 5 nos indica (Rodríguez, que hará el pastel, le pregunto a Fernando y a Tina de que sabor lo preferían) a lo que relacione con que Pamela Rodríguez hará el pastel, planteando los anteriores puntos solo nos queda que Fernando Ríos será quien llevara la ensalada, entonces nos quedaría lo siguiente:

1.- Ravioles
2.- Estofado
3.- Ensalada
4.- Pastel 		1.- Pamela Rodríguez
2.- Fernando Ríos
3.- Tina Barrios
4.- Diego Vargas

1.- Diego Vargas preparara Ravioles

2.- Tina Barrios preparara Estofado

3.- Pamela Rodríguez preparara Pastel

4.- Fernando Ríos preparara Ensalada

Entrevista

Miércoles 15 de mayo de 2019

Lugar de entrevista: Dir. Gral. De Desarrollo Urbano de León Gto.

Entrevistado: C.P. Francisco Javier Medel Preciado, Jefe de Archivo.

Nos encontramos con el Sr. Javier Medel para realizar la entrevista para conocer al detalle los procesos de resguardo del Archivo.

Pregunta 1:

¿Cuál es la principal función del Archivo en esta dependencia?

Respuesta:

Resguardar la documentación y mantenerla en orden y a disposición en el momento que sea solicitada.

Pregunta 2:

¿Cuáles son  los procesos del Archivo con los documentos?

Respuesta:

Recepción, clasificación, resguardo y préstamo de expedientes.

Podría describirme cada uno de los procesos:

Si claro:

Recepción: Se reciben las respuestas que se elaboran en la dirección como resultado de las peticiones de los ciudadanos se registran en una lista de egresos, cada uno de los módulos de los asesores tiene que registrar cada uno de los egresos que entrega y posteriormente una persona asignada a el recorrido pasa cada dos horas a los módulos y nos los entrega en el archivo, nosotros verificamos la entrega de cada uno de los folios que están registrados en la lista y firmamos la lista como prueba que en el archivo hemos recibido tal folio para poderlo procesar.

Clasificación: Una vez recibidos los egresos se reparan por tipo de trámite según sea la petición o solicitud del ciudadano en base a eso la dirección emite una respuesta, después se reparten a cada uno de los muchachos que están dentro del Archivo para clasificar cada uno de los egresos, la clasificación es por letra y número según le corresponda al trámite, se le asigna letra según el nombre de la calle donde se ubica el predio en cuestión y el número lo tiene asignado el nombre de la calle en nuestra base de datos y de esta manera obtenemos el lugar donde vamos a guardar el documento, en seguida de asignarle la ubicación donde se va guardar se prosigue a registrarlo en el sistema que utiliza el personal de la dirección enseguida de darlo de baja en el sistema se procede a etiquetarlo la etiqueta la obtenemos al dar de baja en el sistema imprimimos, recortamos y pegamos en el folder, el mismo proceso a cada uno de los expedientes.

Resguardo: Una vez etiquetado y registrado en el sistema se guarda en el lugar previamente asignado, cuando ya se tiene el total de los expedientes a los que se les hizo el proceso antes mencionado se ordenan por letra y número para facilitar a la hora de colocarlo en el lugar asignado.

Préstamo: Esta etapa corresponde a la demanda del personal de la dependencia, ellos solicitan un expediente para consultar la información o documentación con la que cuenta el trámite escrituras, identificaciones, cuenta catastral, proyectos, fotos, etc, y demás documentos que conforman el expediente.

Pregunta 3:

¿Cómo llevan el control de salidas de los expedientes?

Respuesta:

Aquí en Archivo manejamos un vale de préstamo, este documento es un vale literalmente, la persona que está interesada en solicitar un trámite para revisarlo y/o consultarlo debe de llenar el vale con los datos específicos con los que cuenta el trámite tales como número de control asignado por el sistema, ubicación de resguardo en el archivo, fecha de solicitud de préstamo, nombre de la persona que solicita el préstamo y el área a la que pertenece, después del llenado de vale de préstamo se puede llevar el expediente en cuestión, de esta manera el vale es garantía de que el expediente se encuentra fuera del área de archivo, una vez que el expediente sea regresado al archivo en el estado en el que fue prestado se hace la cancelación del vale de préstamo, de esta manera llevamos el control de salidas de expedientes.

Pregunta 4:

¿Cuántas personas conforman el archivo?

Respuesta:

Actualmente son 6 personas, cada una tiene asignado el proceso de un trámite.

Pregunta 5:

¿Cuentan con un inventario de los trámites que están en resguardo?

Respuesta:

Sí, pero no al 100%, esto se debe a la falta de personal, en promedio en un día de trabajo tenemos la recepción de de aproximadamente 80 trámites,  los cuales hay que procesar uno por uno para clasificar y resguardara esto le sumamos el préstamo de expedientes así como la cancelación de vales de préstamo y resguardo de estos expedientes nuevamente a su sitio de resguardo, por este motivo la carga de trabajo es mucha y por efecto de ello no es posible llevar el inventario al 100%, si bien se podría asegurar que tenemos un 90% de inventario ya que contamos con una base de datos que se alimenta día a día.

Para dar termino a la entrevista

Pregunta 6:

¿Considera usted que el procesos de almacenaje que manejan ustedes se podría modificar en alguno de los mecanismos?

Respuestas:

Tal vez lejos de modificar seria optimizar y agilizar el proceso de clasificación y resguardo, ahora estamos implementando el programa de digitalización de cada uno de los documentos, este tipo de programa nos ayudarían a mejorar el proceso de consulta de la información que manejamos dentro del archivo, el personal ya no tendría que venir a llenar un vale de préstamo para poder consultar la información ya que estando en formato digital podría descargar la información en su equipo de computo para así poder revisar la información que necesita, esta simple acción de tener digitalizados los expedientes implicaría disminuir la carga de trabajo en cuanto al proceso de almacenaje si bien tendríamos que seguir realizando el proceso de resguardo de cualquier forma, ya no tendríamos que estar guardando los expedientes que regresan cuando se los llevan en calidad de préstamo. Bueno con esto damos por terminada la entrevista, no me queda más agradecerle Sr. Javier Muchas gracias…

Guión de entrevista

Guion para la entrevista:

1.- Saludar al entrevistado y hacerle saber el objetivo de la entrevista.

2.- Plantear las preguntas una por una y anotar las respuestas.

  • ¿Cuál es la principal función del Archivo en esta dependencia?
  • ¿Cuáles son los procesos del Archivo con los documentos?
  • ¿Cómo llevan control de las salidas de los expedientes?
  • ¿Cuántas personas conforman el Archivo?
  • ¿Cuentan con un inventario de los trámites que están bajo resguardo?
  • ¿Considera usted que el proceso de almacenaje que manejan en el Archivo podría modificarse alguno de los mecanismos?

3.- Agradecer la atención y el tiempo proporcionado para realizar tanto la visita como la entrevista.

Bitácora de Investigación

Lugar: Dirección General de Desarrollo Urbano León Gto.

Objeto de investigación: Archivo

Motivo de Investigación: Procesos de Almacenaje

Fecha: Martes 14 de mayo de 2019.

  • Se realizo la visita al Archivo de la Dir. Gral. De Desarrollo Urbano con la finalidad de conocer los procesos de almacenaje.
  • Me canalizaron con el C.P. Francisco Javier Medel Preciado Jefe de archivo.
  • Le expuse el motivo y la finalidad de presentarme en su área de trabajo.
  • Inmediatamente se puso a disposición para realizar un paseo por las instalaciones del acervo y observar sus procesos de almacenaje.
  • Observe y realice apuntes acerca de las actividades que realiza cada uno del personal, recepción, clasificación, resguardo y préstamo de expedientes.
  • Agendamos una cita posterior para realizar una entrevista acerca de los procesos de almacenaje.

Marco Teórico

En logística, es importante medir el nivel de servicio que se brinda al cliente, y el proceso de almacenes no está exento de tal medición, por el contrario es un aspecto primordial para evaluar cómo el sistema de almacenes brinda sus servicios a los clientes que atiende. (Gutiérrez, s.f.)

Como se menciona en al párrafo anterior los procesos de almacenaje son primordiales para brindar un buen servicio a los clientes y de esta manera poder satisfacer la demanda y servicio al cliente, vamos a adentrarnos a grandes rasgos cuales son los procesos de almacenaje según mi punto de vista  más importantes para lograr el objetivo de brindar un excelente servicio.

  • Recepción del producto: La recepción del producto es el proceso por el cual un producto (o conjunto de productos) procedentes de la fuente de suministro (proveedor, fábrica) llegan al almacén con el objeto de ser clasificados, controlados e introducidos en el SGA (Sistema de Gestión de Almacén) para su posterior ubicación dentro de las propias instalaciones de almacenamiento y estar en disposición de ser enviados al cliente o consumidor final según los requerimientos de envío. (Herrera, 2016)
  • Almacenaje: El almacén ha dejado de ser un espacio donde las mercancías reposan, para convertirse en un eslabón clave en la cadena de suministro. Por consiguiente, su diseño y gestión están influenciados por los procesos y agentes de las supply chain (cadenas de abastecimientos). (Gutiérrez, s.f.)
  • Administración de inventarios: Un aspecto fundamental a tener en cuenta en el proceso de almacenaje es la gestión de los inventarios relacionado con la decisión sobre el tamaño de los lotes de los pedidos de compra o lanzamiento a producción (Q), lo cual debe hacerse considerando no solo el valor óptimo sino un conjunto de otros factores tales como: tamaño del pedido del cliente, capacidad de los contenedores, equipos, transporte y embalajes; combinación de surtidos de un mismo proveedor, ritmo de producción, capacidad del almacén y los estantes, disponibilidad financiera y material, urgencias de entrega, características y riesgos del producto. El inventario por lo tanto se puede definir como la existencia que se encuentra dentro de todo el servicio de almacenamiento. (Gutiérrez, s.f.)

Si nos damos cuenta la importancia de los procesos de almacenaje son de suma importancia para la logística de una empresa pues estos atienden la demanda y servicio al cliente, imaginemos si una empresa no tiene control del almacén y solo se dedica a guardar mercancía nueva en donde haya lugar, tarde o temprano enfrentaran problemas con caducidad o de insuficiencia de productos en piso de ventas y por consecuencia no podrán atender las necesidades de demanda por parte de los clientes y a su vez tendrían una mala reseña de su servicio e impactaría directamente en sus ventas. Como podemos ver el impacto por no tener un almacén bien estructurado sería devastador para cualquier empresa.

Bibliografía

Gutiérrez, A. M. (s.f.). El enfoque de procesos en el sistema de alamacenes. Recuperado el 09 de 05 de 2019, de monografías.com: https://www.monografias.com/trabajos30/sistema-almacenes/sistema-almacenes.shtml

Herrera, J. (19 de 05 de 2016). Operaciones del almacén. Obtenido de Meet Logistic Developed by Geocrono: https://meetlogistics.com/inventario-almacen/recepcion-de-producto-en-almacen/

Selección y recopilación de información

Bobliografía:

López, R. (2006). Operaciones de almacenaje. Navalcamero, Mad: Paraninfo. Recuperado de https://books.google.com.mx/books?hl=es&lr=lang_es&id=c60Z3JytfUYC&oi=fnd&pg=PR9&dq=almacenaje+de+productos&ots=_7sHSF1mTm&sig=PftCwhzRRFDUso-4IA4y7qxCDi0#v=onepage&q&f=false

Flamarique, S. (s.f.). Gestión de operaciones de almacenaje. Sabadel, Esp: Marge Books. Recuperado de https://books.google.com.mx/books?id=YhcpDwAAQBAJ&lpg=PA5&ots=vCfBaAC9RT&dq=almacenaje%20de%20productos&lr=lang_es&hl=es&pg=PA5#v=onepage&q=almacenaje%20de%20productos&f=false

Astals, F. (2009). Almacenaje, manutención y transporte interno en la industria. Barcelona, Esp: Edicions UPC. Recuperado de https://books.google.com.mx/books?id=g0ZpBgAAQBAJ&lpg=PA5&ots=Cl4uf_3UaS&dq=almacenaje%20de%20productos&lr=lang_es&hl=es&pg=PA5#v=onepage&q=almacenaje%20de%20productos&f=false

Arteaga, N.M. (12 de Noviembre, 2015). Proceso de almacenamiento (BPA) y distribución. [Presentación de power point]. Slideshare. Recuperado de https://es.slideshare.net/maribel23940230/proceso-de-almacenamiento-dist-y-transporte

Gutiérrez, A.M. (s.f.). El Enfoque de procesos en el sistema de almacenes. Monografias.com. Recuperado de https://www.monografias.com/trabajos30/sistema-almacenes/sistema-almacenes.shtml